Ein führender Großhändler automatisiert die Standardbetriebsabläufe

Genehmigungszeiten mit automatisierter Workflow Lösung von Tagen auf Stunden verkürzt

Der Lebensmittelgroßhändler FEGRO/SELGROS, mit Sitz in Deutschland, hatte Standardarbeitsanweisungen (SAAs), die viele Aktivitäten der Mitarbeitenden abdeckten. Allerdings fehlte ein Prozess, um diese Verfahren zu aktualisieren. Mitarbeiter/innen mussten bei einer Vielzahl der Verfahren Formulare ausdrucken und sie zur Genehmigung an Vorgesetzte weiterleiten. Die papierbasierten Genehmigungsprozesse verlangsamten die Entscheidungsfindung und führten zu einer sinkenden Produktivität.

FEGRO/SELGROS sah den unmittelbaren Bedarf, ein Intranet einzuführen, um die SAAs zu speichern und Mitarbeitenden einfachen Zugriff auf sie zu ermöglichen. Da auch zusätzliche betriebliche Anforderungen in Betracht gezogen wurden, erkannte die Geschäftsführung, dass man mit dem Projekt nicht nur Abläufe online speichern, sondern sie auch vereinfachen und automatisieren könne.

Der IT Partner Fritz & Macziol schlug einen Wechsel von papierbasierten Prozessen auf elektronische Formulare vor. „Für diese Lösung empfahlen wir Nintex Forms, denn die Formulare lassen sich leicht programmieren und sind komplett mit SharePoint verzahnt“, erläutert Patrick von der Heydt, Senior SharePoint Consultant, Datacenter-Services bei Fritz & Macziol.

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Von FEGRO/SELGROS eingesetzte Produkte
FEGRO/SELGROS ist ein führendes Unternehmen des Selbstbedienungsgroßhandels („Cash & Carry“) mit über 10.000 Mitarbeitenden und 80 Großhandelslagern. Das Unternehmen bietet mittel- und osteuropäischen Firmenkunden aus der Lebensmittelindustrie, wie Restaurants, Gastronomen oder Einzelhändlern ein Food und Non Food-Sortiment.

Geschäftslage

FEGRO/SELGROS setzte papierbasierte Prozesse ein, mit denen keine zentrale Steuerung der Verfahren möglich war. Mitarbeiter/innen konnten nur schwer erkennen, ob sie mit den neuesten Versionen arbeiteten. Zudem ließ sich weder der Prozessverlauf verfolgen, noch konnte man sicherstellen, dass Prozesse termingerecht abgeschlossen wurden.

Lösung

FEGRO/SELGROS implementierte Nintex, um Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren, sodass die Belegschaft den Fortschritt von Arbeitsobjekten mühelos und effektiv verfolgen konnte.

Automatisierte, verwaltete Standardarbeitsanweisungen

Da die SAAs mittlerweile automatisiert sind und verwaltet werden, sorgen sie für ein stärker strukturiertes und produktiveres Arbeitsumfeld. Die Prozesse werden an einem zentralen Ort vorgehalten; sie sind gut auffindbar, gut dokumentiert und lassen sich leicht ausführen. Eskalationen und die Nachverfolgung sind bereits in Nintex Workflow und Nintex Forms integriert, sodass Objekte zu keiner Zeit in Papierstapeln verloren gehen.

„Anstatt tagelang auf eine Genehmigung zu warten, bekommen wir sie inzwischen meist nach wenigen Stunden“, konstatiert Elena Schneider, IT Projektleiterin bei FEGRO/SELGROS.

VORTEILE

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität
VERBESSERTE MITARBEITERPRODUKTIVITÄT
Mehr Prozesstransparenz
MEHR PROZESSTRANSPARENZ
Verbesserte Sicherheit und Zuverlässigkeit
VERBESSERTE SICHERHEIT UND ZUVERLÄSSIGKEIT
Da sich Nintex Forms gut in unser SharePoint Intranet integrieren lässt, können unsere Mitarbeiter/innen die richtigen Formulare problemlos finden und den gesamten Vorgang absolvieren.

Da sich Nintex Forms gut in unser SharePoint Intranet integrieren lässt, können unsere Mitarbeiter/innen die richtigen Formulare problemlos finden und den gesamten Vorgang absolvieren. Anstatt tagelang auf eine Genehmigung zu warten, bekommen wir sie inzwischen meist nach wenigen Stunden.“

Elena Schneider, IT Projektleiterin beiFEGRO/SELGROS.