Merx expandiert die Geschäftsentwicklung mit Cloud-basierter Workflow Automatisierung

In Singapur ansässiges Beratungsunternehmen reduziert zeitlichen Umfang von zentralen Prozessen um 70%

Sobald Unternehmen die Kundenzufriedenheit in ihre geschäftlichen Abläufe mit einbeziehen, steigern Sie den eigenen Wettbewerbsvorteil im Markt.

Beispiel Merx: Angesichts der Komplexität der Kundenprojekte in den Bereichen Bauplanung und Design in Australien und Südostasien könnte das Unternehmen den Kundendienst durch schnellere Projektabwicklung, verstärkte Zusammenarbeit und höhere Transparenz über die Projektlage spürbar verbessern. Allerdings hemmten manuelle Prozesse und ein dezentrales Managementsystem diesen Ansatz. Will Forwood, der Geschäftsführer von Merx und die Projektleiterin Dion Tang suchten nach einem besseren Vorgehen.

Nachdem das Unternehmen den E-Mail Verkehr auf Microsoft Office 365 umgestellt hatte, erkannten Will Forwood und Dion Tang, dass die vorhandene SharePoint Online Komponente Teile des Projektmanagementanliegens abdecken würde. Eine Antwort auf den Rest ihrer Frage fanden sie in Nintex für Office 365: Eine robuste Lösung, die nahtlos mit Office 365 funktioniert. Zur Entwicklung und Bereitstellung einer maßgeschneiderten Nintex Unternehmenslösung brachte Nintex den Technologieanbieter Total eBiz Solutions (TeBS) ins Spiel. „TeBS kannte unsere Branche, kannte Nintex und war zudem auch der proaktivste Anbieter mit dem wir uns in Verbindung gesetzt hatten“, so Will Forwood.

Kevin Abel of Abel Solutions
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Merx ist ein Beratungsunternehmen, das Dienstleistungen in den Bereichen Projektmanagement, Bauleitung, Kostenmanagement und Bauherrenvertretung erbringt, um Kunden bei der Durchführung von Projekten im Bau- und Immobilienwesen und der Gastronomie zu unterstützen. Merx besitzt eigene Büros in Singapur; Hongkong, China; Kuala Lumpur, Malaysia und im Kyauktada Township Yangoon in Myanmar.

Geschäftslage

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt wollte Merx das Projektmanagement schneller und konsequenter gestalten, um Kunden noch besser zu betreuen.

Lösung

Der Technologieanbieter Total eBiz Solutions (TeBS) setzte eine Lösung mit Nintex Workflow für Office 365, Nintex Forms, Nintex Mobile und SharePoint Online auf und kreierte Merx Octagon, ein ganzheitliches online Projektmanagement- und Projektverfolgungssystem.

Änderungen – und echte Transformation – besser verwalten

Octagon greift beispielsweise auf Nintex zu, um Änderungsanträge zu verwalten. Bei komplexen Aufträgen fallen mitunter 30 oder mehr solche Anträge an. Nintex Workflow und Nintex Forms unterstützen Workflows, die den Veränderungsprozess beschleunigen und automatisieren – von der ersten Anfrage, über Genehmigungen, bestätigte Änderungsaufträge bis hin zu Anweisungen an Subunternehmer.

Mitarbeitende und Kunden von Merx erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ein Formular geprüft und unterschrieben werden muss – diese Formulare werden ihnen auch automatisch zugestellt. Nintex Forms konvertiert die Formulardaten der Anträge in Aufträge und Anweisungen und umgeht somit die Notwendigkeit eigene Formulare zu erstellen, weiterzuleiten und zu pflegen. Zum einfachen Abrufen, legt Nintex die Formulare auf SharePoint Online ab. Früher dauerte der Genehmigungsprozess von Änderungsaufträgen bis zu drei Monaten; mit der Nintex-gestützten Octagon Lösung rechnet Will Forwood heute jedoch mit nur 3-4 Tagen.

Laut Will Forwood werden Projektleiter/innen ihren Zeitaufwand für papierbasierte Formalitäten dank Nintex um 80% reduzieren. „Nintex kann einem Projektleiter einen Monat Zeitersparnis bringen – Zeit, die man für die Arbeit mit Kunden aufbringen oder mit der man andere Bereiche eines Projektes vorantreiben kann“, erläutert Will Forwood, der damit rechnet, dass sich Projekte mit Octagon vier Wochen schneller – also in zwei anstatt den üblichen sechs Wochen – aufsetzen lassen.

VORTEILE

Beschleunigt den Änderungsantragsprozess von drei Monaten auf vier Tage
BESCHLEUNIGT DEN ÄNDERUNGSANTRAGSPROZESS VON DREI MONATEN AUF VIER TAGE
Reduziert Zeitaufwand für papierbasierte Formalitäten um 80%
REDUZIERT ZEITAUFWAND FÜR PAPIERBASIERTE FORMALITÄTEN UM 80%
Verkürzt Anlaufzeit für neue Projekte um 67%
Verkürzt Anlaufzeit für neue Projekte um 67%
Merx kurbelt die Geschäftsentwicklung mit Cloud-basierter Workflow Automatisierung an

Der Markt gibt vor, dass wir immer schneller arbeiten – egal wie schnell wir bereits sind – und mit Nintex sind wir genau dazu in der Lage.“

Will Forwood, Geschäftsführer, Merx