Schnitzer Steel, Inc. baut Workflows für das Personalwesen 60% schneller, dank Nintex Workflow und Nintex Forms

Verschlankte Prozesse im Personalwesen erzielen eine Arbeitszeitersparnis von knapp 200 Stunden für Leistungsbeurteilungen von Mitarbeiter/innen

Schnitzer Steel Industries, Inc. mit Sitz in Portland, Oregon ist einer der größten Recycler und Hersteller von Metallerzeugnissen in den USA. Bis vor kurzem bestanden die geschäftlichen Prozesse des Unternehmens aus Microsoft SharePoint Designer-basierten Workflows, InfoPath Formularen, Excel Nachverfolgungsdokumenten, manuellen E-Mail Genehmigungen sowie Unterschriften auf Papier. Beim Onboarding von Mitarbeiter/innen waren mitunter sechs Arten von Genehmigungen und die Koordinierung zwischen fünf Führungskräften erforderlich.

„Formulare und Abläufe waren extrem komplex“, erläutert David Dean, SharePoint und Office 365 Architekt bei Schnitzer Steel. „Es schlichen sich mitunter Fehler ein, die zu Lasten der Arbeitszeit von Führungskräften und Mitarbeitenden gingen und sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhielten. Zudem konnte man oft nicht feststellen, wo der Prozess festhing.“

Im Personalwesen machte sich dies besonders bemerkbar.

„Die HR Formulare schienen in einem Schwarzen Loch zu verschwinden“, konstatiert Andrew Buchanan, HR Business Partner und Projektmanager bei Schnitzer Steel. „Fragen von Führungskräfte zu Statusveränderungen von Mitarbeitenden konnten nur mit Mühe und viel Aufwand beantwortet werden.“

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Von Schnitzer Steel eingesetzte Produkte

Schnitzer Steel Industries ist einer der größten Recycler von Eisen-und Nichteisenmetallen, ein führender Recycler von gebrauchten und überarbeiteten Fahrzeugen und ein Produzent von fertigen Stahlerzeugnissen in den USA.

Geschäftslage

Schnitzer Steels Geschäftsprozesse und Formulare – wie etwa des Personalwesens – bestanden aus Spreadsheet-Dateien, die nicht nur zeitaufwendig waren, sondern auch zu intransparenten Prozessen führten.

Lösung

Schnitzer Steel führte Nintex Workflow für Office 365 und Nintex Forms ein, um HR Prozesse, wie Einstellungsverfahren oder Leistungsbeurteilungen und weitere konzernweite Abläufe, darunter Compliance, die Wiederverwertung von Autos oder Metall, sowie durch Point-of-Sale erzeugte Warnmeldungen zu optimieren.

Nintex reduziert Prozessdauer und Komplexität

Schnitzer Steel hat Prozesse der Nintex Behandlung unterzogen – angefangen mit der Compliance, über die Wiederverwertung von Autos oder Metall bis hin zu den Point-of-Sale (POS) Benachrichtigungen. Unter anderem konnten HR Prozesse, wie das Onboarding von Mitarbeiter/innen, Statusveränderungen oder Leistungsbeurteilungen mit Hilfe der Nintex Plattform verbessert werden. Nachdem das Unternehmen Nintex entdeckt hatte, konnten diese zeitaufwendigen und schwierigen Fragen viel schneller und auch einfacher beantwortet werden.

„Da uns Nintex einen besseren Einblick in den Workflow-Status gibt, können wir mittlerweile proaktiv mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten, Erwartungen bestätigen und schnell einen Bogen schlagen, sobald die Änderungen abgeschlossen sind“, so Andrew Buchanan. „Dank Nintex ist die Kommunikation an unsere Führungskräfte und HR Partner heute viel nachhaltiger.“

Wenn der SharePoint und Office 365 Architekt David Dean ein Formular ändern muss, dann benötigt er hierfür – von Entwicklung/Test bis Produktion – nur einige Tage – eine Durchlaufzeitverkürzung von zwei Wochen.

„Bei der Entwicklung und Bearbeitung von Änderungen spare ich 60 Prozent meiner Arbeitszeit“, bestätigt David Dean.

Schnitzer Steels Personalabteilung hat mit Nintex Workflow weiterhin den Leistungsbeurteilungsprozess automatisiert. Auch hier macht sich die Einführung von Nintex bemerkbar: David Dean benötigte nur drei Wochen, um den komplexen Workflow zu entwickeln – das sind lediglich 60 Prozent des Zeitaufwands im Vergleich zu früher und macht nur einen Bruchteil der Gesamteinsparungen aus, die das Unternehmen dank Nintex Workflow erzielen konnte.

Andrew Buchanan schätzt, dass Führungskräfte mit Nintex Workflow insgesamt 175 Arbeitsstunden für den Leistungsbeurteilungsprozess einsparen. Bei HR Business Partnern wie ihm, die jedes Formular prüfen, belaufen sich die Einsparungen auf 25 Stunden – pro Business Partner.

Andrew Buchanan erhofft sich, dass sich auf dem Dienstplan der Nintex HR Workflows auch bald eine weitere Anwendung befinden wird: Die 360-Grad-Beurteilung von Mitarbeitenden – einer Methode zur Einschätzung von Qualifikationen für herausfordernde Aufgaben und Beförderungen, zur Zielsetzung und für traditionelle leistungsabhängige Gehaltserhöhungen. Und David Dean rechnet damit, dass sich die aktuellen 11 Nintex Workflows des Unternehmens im kommenden Jahr mehr als verdoppeln werden.

VORTEILE

REDUZIERT WORKFLOW-ENTWICKLUNGSZEIT UM 60%
REDUZIERT WORKFLOW-ENTWICKLUNGSZEIT UM 60%
Spart 175 Arbeitsstunden DES PERSONALS und 180 Arbeitsstunden der Führungskräfte für die Umsetzung von LEISTUNGSBEURTEILUNGEN
Spart 175 Arbeitsstunden DES PERSONALS und 180 Arbeitsstunden der Führungskräfte für die Umsetzung von LEISTUNGSBEURTEILUNGEN
REDUZIERT DIE ERFORDERLICHE ZEIT FÜR DIE PRÜFUNG VON LEISTUNGSBEURTEILUN UM 75%
REDUZIERT DIE ERFORDERLICHE ZEIT FÜR DIE PRÜFUNG VON LEISTUNGSBEURTEILUN UM 75%
Wir werden die Möglichkeiten von Nintex weiter nutzen und die Automatisierung maximal ausreizen.

Wir werden die Möglichkeiten von Nintex weiter nutzen und die Automatisierung maximal ausreizen. Im Rahmen der Partnerschaft zwischen Nintex und unserem eigenen SharePoint Experten David Dean, haben wir wahrlich unbegrenzte Automatisierungsmöglichkeiten.“

Andrew Buchanan, HR Business Partner und Projektmanager, Schnitzer Steel