STIEBEL ELTRON verbessert Transparenz und Produktivität mit Workflow Automatisierung

Schnelle Reaktion auf Kundenwünsche dank dynamischer Content-Sharing Workflow Lösung

Um Kunden optimal zu betreuen, unterhält die STIEBEL ELTRON Gruppe fünf Produktionsstätten und 24 Tochtergesellschaften. Der Schlüssel zu einem effizienten und rentablen Betrieb, ist sowohl Kundendaten als auch interne Firmendaten zu schützen und dabei einen klaren Überblick über Projektdetails zu behalten.

Das Unternehmen wollte eine On-Premise File-Sharing Lösung aufsetzen, mit der man externen Partnern und Kunden Zugriff auf große Video- und Bilddateien ermöglichen kann. Sebastian Schoppe von der IT Organisation der STIEBEL ELTRON Gruppe untersuchte die Entwicklung von Collaboration Sites mit SharePoint, stellte jedoch fest, dass dies untragbar und zeitaufwendig war und trotzdem keine ausreichende Transparenz bieten würde.

Er suchte nach einer Lösung, die STIEBEL ELTRON selbst und ohne Programmieraufwand aufsetzten konnte und fand sie mit Nintex Forms und Nintex Workflow, die ihm von der IPI GmbH vorgestellt wurden.

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Von STIEBEL ELTRON eingesetzte Produkte

Seit der Erfindung des Ringtauchsieders im Jahr 1924, baut die STIEBEL ELTRON Gruppe energieeffiziente Warmwasserprodukte. Inzwischen ist das Unternehmen auch in den Bereichen Erneuerbare Energien und Haustechnik tätig und bietet seine Lösungen – die an fünf Produktionsstätten gefertigt werden – in mehr als 120 Ländern an. STIEBEL ELTRON beschäftigt 2900 Mitarbeiter/innen weltweit.

Geschäftslage

Um die Kontrolle über gemeinsam genutzte Daten zu behalten, suchte STIEBEL ELTRON gezielt nach einer Self-Hosting Lösung, mit der man gleichzeitig papierbasierte Prozesse abschaffen konnte.

Lösung

Nintex Workflow und Forms erstellte eine dynamische und sichere Content-Sharing Lösung mit Selbstarchivierung und zeitlich begrenztem Zugriff auf Active Directory. Das Ergebnis: Höhere Transparenz und standardisierte Kommunikation.

Nintex kreiert externe File-Sharing Möglichkeit für Mitarbeiter/innen

Nintex schaffte die dringend benötigte Transparenz, über welche Informationen geteilt werden und mit wem. Dank der standardisierten Kommunikationsprozesse gehen keine Details mehr in Emails unter. Laut Sebastian Schoppe lassen sich Entscheidungen so viel schneller treffen. Neben dem einfacheren intuitiveren User-Design, nahm Sebastian Schoppe auch die Vorteile der benutzerfreundlichen Nintex Formulare wahr und schätzt dabei vor allem ihre dynamischen Content-Fähigkeiten.

Zum Austausch von Informationen mit externen Kunden fordert ein Beschäftigter eine temporäre Datenfreigabe per Nintex Formular an. Dieses löst einen Nintex Workflow aus, der automatisch einen internetzugänglichen Ordner in STIEBEL ELTRONs Site Collection Bibliothek und ein Active Directory (AD) Konto für den externen Kunden erstellt und ihm eine Nachricht mit allen erforderlichen Anmeldedaten schickt. Der Nintex Workflow weist Berechtigungen zu, sodass lediglich interne Mitarbeiter und der externe Kunde Inhalte – von Big Data bis Videodateien – teilen können. Nach einem, im Voraus festgelegten Zeitfenster wird der Inhalt automatisch archiviert und das Konto des externen Nutzers gelöscht.

Der Status eines jeden Workflows ist jederzeit sichtbar, was ihn laut Sebastian Schoppe „optimal nutzbar“ macht. Des weiteren verzeichnet das Unternehmen „enorme“ Einsparungen von bis zu 50 %, seit Nintex die papierbasiert Prozesse ersetzt hat. „Der große Vorteil der Einführung von Nintex, war das hohe Maß an Transparenz, die wir bei den Prozessen gewonnen haben“, konstatiert Sebastian Schoppe.

VORTEILE

ZEITERSPARNISSE VON 50 % DURCH DAS ERSETZEN VON PAPIERBASIERTEN PROZESSEN
ZEITERSPARNISSE VON 50 % DURCH DAS ERSETZEN VON PAPIERBASIERTEN PROZESSEN
MEHR TRANSPARENZ UND NACHVOLLZIEHBARKEIT
MEHR TRANSPARENZ UND NACHVOLLZIEHBARKEIT
VERBESSERTE FÄHIGKEIT DES UNTERNEHMENS, KUNDENORIENTIERT REAGIEREN ZU KÖNNEN
VERBESSERTE FÄHIGKEIT DES UNTERNEHMENS, KUNDENORIENTIERT REAGIEREN ZU KÖNNEN
Die Nintex Produkte bieten eine hervorragende Lösung, um schnell, effektiv und flexibel auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können und dabei kostengünstig zu bleiben.

Die Nintex Produkte bieten eine hervorragende Lösung, um schnell, effektiv und flexibel auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können und dabei kostengünstig zu bleiben."

Sebastian Schoppe, IT Organisation, STIEBEL ELTRON Gruppe