Das University College automatisiert das Gehaltssystem und eliminiert papierbasierte Fehler mit Nintex

Digitale Workflow Automatisierung beseitigt lästige papierbasierte Vorgänge

Beim University College (UCC) in Kopenhagen, musste das Aufsichtspersonal papierbasierte Zeiterfassungsbögen und Kostenabrechnungen ausfüllen, die den Managern per Hand zur Genehmigung vorgelegt wurden. Die Daten der genehmigten Posten wurden im Anschluss manuell in das Gehaltssystem eingegeben.

„Unser altes System war von Dateneingabefehlern übersäht, es fehlten Unterschriften, die Authentifizierung war mangelhaft und Abrechnungen wiesen Lücken auf“, konstatiert Frank Güsmer, Leiter Human Resources. „Für unsere Lohnbuchhalter/innen war es kaum möglich, die Effizienz des Einreichungsvorgangs zu steigern.“ Infolgedessen waren die Lohnzahlungen oft mehrere Tage im Verzug und die HR Mitarbeiter/innen wurden mit Beschwerden und verwaltungstechnischen Roll-Backs überflutet.

Digitale Workflow Automatisierung vertreibt papierbasierte Albträume
PDF herunterladen
Vom University College eingesetzte Produkte
Das University College (UCC) bietet neben akademischer und beruflicher Bildung für mehr als 16.000 Vollzeit- und Teilzeitstudierende pro Jahr auch Kurse für die berufliche Weiterbildung von Arbeitskräften. Das UCC hat über 14 Standorte in Kopenhagen und der Hauptstadtregion und verfügt zudem über eine anerkannte Einrichtung für die angewandte Forschung.

Geschäftslage

Da die manuellen, papierbasierten Prozesse der Lohn-und Ausgabenabrechnung schwerfällig und ineffizient waren, führten sie zu erhöhten Verwaltungskosten, schlechter Datenqualität und vermehrten Supportanfragen.

Lösung

Mit Nintex Workflow konnte das University College das bisher manuelle Genehmigungsverfahren bei der Lohnabrechnung mit Leichtigkeit automatisieren, alle Workflows für die Lohn- und Entgeltabrechnung konsolidieren und zentralisieren, und bietet somit ein besseres Meldeverfahren für Lohn-und Ausgabenabrechnungen.

Nintex Workflow Automatisierung ersetzt manuelle Prozesse

Laut Frank Güsmer war Nintex Workflow genau die Lösung, nach der das UCC gesucht hatte. „Mit Nintex können unsere Nutzer ihre Gehalts- und Ausgabendaten bequem selbst eingeben, die dann automatisch an einen Manager zur Genehmigung gesandt werden – und das ganz ohne Papier oder manuelles Verteilen“, so Frank Güsmer.

Dank Nintex konnte das UCC die Effizienz des Meldeverfahrens für Lohn-und Ausgabenabrechnungen drastisch verbessern. Die automatisierten lohn- und entgeltbezogenen Unterlagen sorgen dafür, dass Mitarbeiter/innen auf Stundenbasis kurzerhand bezahlt und ihre Kosten zügig erstattet werden. „Mittlerweile können sich unsere Sachbearbeiter im Personal-und Rechnungswesen verstärkt um unternehmenskritische Aktivitäten kümmern, anstatt dem Papierkram hinterher zu jagen“, freut sich Frank Güsmer. Da die archivierten Lohnabrechnungen zudem in SharePoint gespeichert werden, lassen sie sich bei Bedarf auch mit Leichtigkeit finden und abrufen.

VORTEILE

Senkung der Verwaltungskosten für die Lohn-und Entgeltabrechnung
SENKUNG DER VERWALTUNGSKOSTEN FÜR DIE LOHN-UND ENTGELTABRECHNUNG
Verkürzte Dateneingabezeit
VERKÜRZTE DATENEINGABEZEIT
Verbesserte Datenqualität
VERBESSERTE DATENQUALITÄT
Nintex is both cost-effective and scalable to adapt to our needs in the future.

Eine Aktualisierung unserer Prozesse war längst überfällig und wir mussten sicherstellen, dass die von uns gewählte Lösung unser Problem auch schnellstmöglich behebt. Nintex ist kostengünstig und skalierbar, kann sich also auch unseren künftigen Bedürfnissen anpassen.“

Frank Güsmer, Leiter Human Resources,UCC International