Bildungsunternehmen lernt die Dokumentenerzeugung mit Nintex Drawloop Wert zu schätzen

VIF International Education spart bei der Einstellung von Lehrkräften mit Nintex Drawloop Wochen an Zeit und mehrere tausend Dollar

Als größter Förderer des Lehreraustauschs in den Vereinigten Staaten wirbt VIF International Education hochkarätige Lehrkräfte aus der ganzen Welt an, um globale Bildungsprogramme für Schulen und Bezirke zu gestalten. Zu den sprachlichen und entfernungsbedingten Hindernissen gesellte sich eine weitere große Hürde: Die bürokratischen Formalitäten, die für einen Umzug von internationalen Lehrkräften in die USA benötigt werden.

VIF Mitarbeiter/innen übernahmen und kopierten Daten manuell und fügten sie in mehrere Dokumente ein, wie beispielsweise virtuelle Lebensläufe, Visa-Anträge oder Anmeldeformulare für die Vorsorge. Schlimmer noch: Da das selbstentwickelte System auf Originalunterschriften von Lehrer-Kandidaten basierte, mussten die Dokumente postalisch ins Ausland und von den Kandidaten wieder zurückgeschickt werden – ein Prozess der mitunter Monate in Anspruch nahm. Mit der Zeit genügten die zeitaufwendigen und fehleranfälligen Systemfähigkeiten VIF nicht länger. In 2012 migrierte das Unternehmen von der Altdatenbank zu Salesforce und stellte den Salesforce Experten Matt Torcasso – einen Salesforce Implementierungsberater – ein.

„Als ich zu VIF kam, wollten die Mitarbeitenden so viel mehr mit ihren Dokumenten machen und neue Möglichkeiten erschließen“, konstatiert Matt Torcasso, der inzwischen Leiter der Informationstechnologie bei VIF ist. „Aufgrund meiner bisherigen Erfahrung wusste ich, dass Drawloop die einfachsten bis komplexesten Abläufe abwickeln kann und den Einstellungsprozess für Lehrkräfte vollständig transformieren würde.“

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Nintex Drawloop

VIF International Education bietet seit mehr als 25 Jahren berufliche Weiterbildung und Lehrpläne, Fremdsprachenerwerb und Lehreraustauschprogramme für Pädagogen. VIF, mit Hauptsitz in Chapel Hill, North Carolina, USA in ist eine zertifizierte B Corp – Firmen die Positives bewirken und das beste Unternehmen für die Welt sein wollen. VIF ist auch für eben diese „Best for the World“ Auszeichnung nominiert.

Geschäftslage

Als größter Förderer des Lehreraustauschs in den Vereinigten Staaten wirbt VIF International Education hochkarätige Lehrkräfte aus der ganzen Welt an. Die Abwicklung der nötigen bürokratischen Formalitäten bei den Einstellungs-und Registrierungsprozessen bereiteten dem Unternehmen Sorgen und führten zu endlosen Verzögerungen.

Lösung

In 2012 implementierte VIF International Education Salesforce und stellte einen erfahrenen Salesforce Administrator ein, dessen Wahl auf Nintex Drawloop fiel, um die, für den Umzug von internationalen Lehrkräften benötigten manuellen Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.

Nintex Drawloop gibt VIFs internen Kunden Hilfe zur Selbsthilfe

VIF ist Amerikas größter Sponsor von K1 Visa – die es internationalen Lehrkräften ermöglichen, zwischen drei bis fünf Jahren legal in den USA zu unterrichten. Bei durchschnittlichen Kosten von rund 50 $ pro Paket, war der Versand von hunderten von Visa-Paketen pro Jahr ein beträchtlicher Kostenaufwand. Heute verschickt VIF die Visa-Pakete elektronisch und spart tausende von Dollar.

Nintex Drawloop hat die Produktivität und Effizienz für VIFs Personalbeschaffung und Vertrieb, für die Schulbezirke der Auftraggeber und für VIFs IT und Salesforce Verwaltungsteams gesteigert. „In meiner unternehmensweiten Verantwortung für Salesforce ist es mitunter schwierig, schnellstmöglich auf interne Anfragen zu reagieren“, so Matt Torcasso. „Dank der benutzerfreundlichen Points-and-Click Verwaltungsschnittstelle können meine internen Kunden einfache Aufgaben wie Feld und Tag Aktualisierungen jedoch selbst erledigen, ohne mich je kontaktieren zu müssen.“

VORTEILE

Deutliche Reduzierung von Durchlaufzeiten für Dokumentsignaturen – auf eine anstatt vier Wochen

Deutliche Reduzierung von Durchlaufzeiten für Dokumentsignaturen – auf eine anstatt vier Wochen

Einsparungen von mehreren tausend Dollar dank elektronischem anstatt postalischem Versand

Einsparungen von mehreren tausend Dollar dank elektronischem anstatt postalischem Versand

Schulbezirksleiter/innen haben rund um die Uhr Zugriff auf virtuelle Lebensläufe

Schulbezirksleiter/innen haben rund um die Uhr Zugriff auf virtuelle Lebensläufe

VIF International Education - Zitat

Dank der benutzerfreundlichen Points-and-Click Verwaltungsschnittstelle können meine internen Kunden einfache Aufgaben wie Feld und Tag Aktualisierungen jedoch selbst erledigen, ohne mich je kontaktieren zu müssen."

Matt Torcasso, Leiter der Informationstechnologie, VIF