Weltweit tätiger Lebensmittelkonzern verbessert Kreditorenprozess

Situation

Selbst in unserer heutigen hoch digitalisierten Wirtschaft ist die Rechnungsstellung weiterhin größtenteils papierbasiert. Kreditorensysteme erfassen Daten manuell und Engpässe im Prozess führen oft zu verspäteten oder falschen Zahlungen. Ein großer Lebensmittelhersteller und Lieferant wollte seine Kreditorenprozesse automatisieren, um Gemeinkosten zu senken.

Herausforderung

Der manuelle Eingabeprozess von Rechnungen war zeitaufwendig und führte oft zu verspäteten oder falschen Zahlungen. Demzufolge war die Geschäftsführung im Unklaren über die tatsächlichen finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens. Die fehlende Transparenz erschwerte den Entscheidungsprozess und die Geschäftsführung wurde zunehmend frustrierter.

Ein globaler Lieferant benötigte eine Lösung, um die Rechnungs-, Weiterleitungs-und Genehmigungsprozesse zu automatisieren. Zudem musste das System auch mit Microsoft Office 365 verzahnt werden. Da eine vorgeschlagene Lösung jedoch mit einer sechsstelligen Wartungsverpflichtung und einem beträchtlichen Preis veranschlagt war, musste sich das Unternehmen nach einer besseren Alternative umsehen.

Lösung

Der Konzern fand einen Nintex Partner, der eine mit Office 365 verzahnte SAP Accounts Payable Lösung vorschlug. Dem Partner war klar, dass Nintex Workflow dem Unternehmen genau die benötigte Automatisierungstechnik – einschließlich einer nahtlosen Verzahnung mit Office 365 – bieten würde. Das Ergebnis:

  • Reduzierung der manuellen Dateneingabe, durch Einscannen der von per Post oder E-Mail eingegangenen Rechnungen, um die Daten infolge mit einem zuverlässigen OCR Tool zu extrahieren und zu validieren.
  • Aufsetzen eines Nintex Workflows, der sowohl digitale Kopien der Rechnungen als auch Daten mittels IntelliDocX APay an das SAP System schickt und dort neue Rechnungstransaktionen erstellt und die Dokumente in SharePoint archiviert.
  • Verwendung von Nintex Workflows, um die Rechnungen direkt an die entsprechenden Benutzer/innen weltweit zu senden, was ihnen die Möglichkeit gibt, die Kopien und Daten problemlos in SharePoint zu verifizieren und sicherzustellen, dass die Rechnungen ordnungsgemäß gekennzeichnet ist.
  • Der Einsatz von zusätzlichen Nintex Workflows ermöglicht die Duplikaterkennung von Rechnungen, die Validierung von Bestellungen und des Wareneingangs, die Bearbeitung von gesperrten Rechnungen und den Gutschriftenprozess.

Die kombinierte Nintex und APay Lösung bietet der Geschäftsführung die benötigte Transparenz in SAP-und SharePoint-Dashboards.

Vorteile

Die Geschäftsführung zeigte sich äußerst zufrieden mit ihren neuen Dashboards, die ihnen die nötigen Daten bieten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Das Unternehmen konnte zudem über 100.000 $ pro Jahr an Lizenzierung-und Wartungskosten für eine neue Lösung einsparen. Dank der schnelleren Rechnungsbearbeitung konnten weitere Einsparungen mittels Skonti gemacht werden.

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