Automatisierter Genehmigungs-Workflow spart Unternehmen Prozesskosten in Millionenhöhe

Situation

Große Baumaßnahmen, die im öffentlichen Interesse stehen, werden bei bei Terminüberschreitungen oft mit enormen Bußgeldern versehen. Ein Versorgungsunternehmen, das für eine große Pipeline verantwortlich war, fing an, sich um sein Projekt Sorgen zu machen – und das zu Recht: Die manuellen Prozesse – und das völlige Fehlen einer lückenlose Dokumentation – drohte die Weiterentwicklung zum Erliegen zu bringen und Fristen unerreichbar zu machen.

Herausforderung

Das Versorgungsunternehmen verpflichtete einen Generalunternehmer für Baumaßnahmen. Die Entwürfe mussten allesamt von betriebseigenen Ingenieuren genehmigt werden, die SharePoint als Dokumentenspeicher einsetzten, also bereits auf dem richtigen Weg waren. Allerdings waren sie auf einen schwerfälligen, manuellen Genehmigungsprozess angewiesen, der Prüfungen und Freigaben aufhielt. Nachdem der Bauunternehmer den Entwurf hochgeladen hatte, informierte er die Ingenieure per E-Mail – aber niemand wusste so recht, welcher Prozess bei der jeweiligen Art von Entwurf zum Tragen kam. Ohne klare Verantwortung oder Aktualisierungen von Aktionspunkten, kam es zu häufigen, unnötigen Verzögerungen. Die Frustration der betriebseigenen Ingenieure und des Bauunternehmers häuften sich. Ohne klare Einblicke in den Prozess, machte sich auch die Geschäftsführung langsam Sorgen. Es kann zu Spannungen, Anwälte wurden involviert und eine Rechtsstreitigkeit schien unvermeidlich.

Lösung

Ein Nintex Partner wusste, dass der Faktor Zeit eine wesentliche Rolle spielte und entschied sich für Nintex Forms und Nintex Workflow, um eine Workflow Lösung schnellstmöglich bereitzustellen:

  • Verwandlung eines eindimensionalen Datenspeichers in einen dynamischen Freigabeprozess.
  • Tägliche und wöchentliche Berichterstattung.
  • Am Anfang der Lösung steht der Bauunternehmer, der einen Entwurf mittels Nintex Forms einreicht. Ein Nintex Workflow leitet den Entwurf an den zuständigen Genehmiger weiter. Sobald die Freigabe erteilt ist, geht der Entwurf mit allen erforderlichen Rückmeldungen zurück an den Bauunternehmer.
  • Das Bauteam unterbreitet tägliche vor Ort Berichte von ihren iPads mit Nintex Mobile.

Vorteile

Ingenieure und Bauarbeiter/innen profitieren nun von:

  • Einer klaren Sicht auf den Projektfortschritt, um gegebenenfalls eingreifen zu können.
  • Einer kompletten Projektmanagement-Lösung.
  • Das Unternehmen und der Bauunternehmer verhüteten einen Rechtsstreit, der einst unvermeidbar schien.

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