Cloud basierte Workflow Automatisierung erhält Spitzennoten für Arbeits-und Studienprogramm einer Universität

Situation

Eine große Universität bietet diverse Assistenz-und Forschungsstellen für Studierende, die sich zur Finanzierungshilfe für ein Studium mit Praktikum bei der Universität entscheiden. Professoren und Studierende hatten ihre Probleme mit den papierbasierten Bewerbungen und Zeiterfassungsprozessen.

Herausforderung

Papierbasierte Bewerbungen machten Mehrfachbewerbungen zu einer extrem herausfordernden und zeitaufwendigen Aufgabe für Studierende. Professor/innen hatten Bewerbungen zudem auch häufig im Postfach übersehen und exzellente Kandidaten/innen für ihre Forschungsstellen unabsichtlich übergangen. Nachdem die Professor/innen die Bewerbungen angenommen hatten, mussten sie sie dem manuellen Genehmigungsprozess der Verwaltung unterziehen. All dies kostete wertvolle Zeit, die ihnen infolge für ihre Studierenden fehlte.

Erfolgreiche Kandidaten/innen mussten ihre Verfügbarkeit zudem auch auf Papierformularen einreichen; bei den Stundenplänen galt ein ähnlicher Genehmigungsprozess. Wegen der manuellen Dateneingabe durch das Verwaltungspersonal kam es zu zeitlichen Verzögerungen, sodass Studierende und Professor/innen nicht wussten, wie viele Stunden den Studierenden im Programm verblieb.

Lösung

Ein Nintex Partner entwickelte eine innovative Lösung mit Nintex Forms und Nintex Workflow für Office 365. Die Lösung wickelte den Bewerbungsprozess, die Zeiterfassung und alle notwendigen Genehmigungsprozesse ab:

  • Studierende suchen auf einer äußerst intuitiven Internetseite nach Stellen und starten den Bewerbungsprozess online, anstatt die notwendigen Formulare auszudrucken und per Hand auszufüllen
  • Mehrfachbewerbungen sind ein Kinderspiel – die nachfolgende Bewerbung wird mit den Informationen der Studierenden vorausgefüllt und kann nach Bedarf geändert werden
  • Professor/innen können Bewerbungen in einem persönlichen Portal einsehen und qualifizierte Bewerber/innen von einer Liste auswählen
  • Sobald die Professor/innen die perfekten Kandidaten gefunden haben, kippt Nintex Workflow den Genehmigungsprozess beim Verwaltungspersonal und der Finanzierungsstelle ein
  • Studierenden und Professor/innen bleibt mehr Zeit, um über ihre Forschungsergebnisse zu diskutieren, anstatt sich mit unnötigen verwaltungstechnischen Details auseinanderzusetzen

Vorteile

Die automatisierten Workflows haben unglaubliche Ergebnisse erzielt. Die neue Lösung hat sowohl Studierende, als auch Professor/ innen und das Verwaltungspersonal entlastet. Das Ergebnis:

  • Erheblich reduzierter allwöchentlicher Zeitaufwand
  • Bessere Einsichtsmöglichkeiten in Arbeitsnachweise der Studierenden zu jeder Zeit für Studierende und die Fakultät
  • Weniger Gegrübel über eine mögliche Überschreitung des Zeitkontingents für das Arbeits-und Studienprogramm

Die Universitätsverwaltung war derart von den außerordentlichen Ergebnissen der Lösung überzeugt, dass sie aktuell nach zusätzlichen Einsatzmöglichkeiten für die Workflow Automatisierung sucht.

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