Nintex Plattform beschleunigt Beschaffungsprozess eines Energieunternehmens

Situation

Die Bestellbearbeitung eines Energiekonzerns brachte seine Einkaufsabteilung zum Stillstand. Das Unternehmen hatte Mühe mit der wachsenden Kundennachfrage Schritt zu halten. Beim Einkauf der erforderlichen Bauteile und Ausrüstungen spielte der Faktor Zeit eine ausschlaggebende Rolle und Kunden waren beunruhigt, wenn ihre Projekte in Verzug gerieten. Abteilungsleiter erhielten ständig unschöne Mitteilungen über Budgetüberschreitungen, als es bereits zu spät war Abhilfe zu schaffen. Da sich mehr als 1000 Mitarbeiter/innen auf das System verlassen, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, wusste das Unternehmen, dass die Bestellungsbearbeitung automatisiert werden musste.


Herausforderung

Das Unternehmen wollte nicht nur die Abhängigkeit von Papierformularen beenden, sondern benötigte auch einen automatisierten, auditierbaren Arbeitsablauf für die Freigabe von Bestellungen. Um sicherzustellen, dass Budgets eingehalten wurden, brauchten die Manager zudem eine regelmäßige Berichterstattung. Das System musste nahtlos mit Microsoft Dynamics NAV, dem internen ERP System, verzahnt werden, um den Beschaffungsprozess mit der Budgetplanung der Fertigung, der Zulieferkette und dem Betrieb zu verknüpfen.

Lösung

Einem Nintex Partner war klar, dass man mit Nintex Forms und Nintex Workflow die perfekte Lösung entwickeln könne, um die vorhandene SharePoint Umgebung bestmöglich zu nutzen. Der Partner legte zwei Workflows an, um den Bedürfnissen des Unternehmens zu entsprechen: Einen für den Genehmigungsprozess von Bestellungen und einen zur Kommunikation mit dem Dynamics NAV ERP System. Das Ergebnis:

  • Die Entwicklung eines äußerst intuitiven Dashboards, mit dem Mitarbeiter/innen Bestellungen oder den Genehmigungsprozess anstoßen können geht mit Nintex Forms leicht von der Hand
  • Dank Verzahnung mit dem ERP System entfällt die umständliche Suche nach den richtigen Kosten- oder Abteilungscodes und Formulare werden mit den persönlichen Mitarbeiterdaten vorbelegt
  • Mitarbeiter/innen können Formulare schneller ausfüllen und sich mehr Zeit für ihre Kunden nehmen
  • Durch die vorausgefüllten Felder werden Fehler vermieden, die sich als Verzögerungen bei der Rechnungsstellung oder dem Beschaffungswesen bemerkbar machen könnten
  • Dank der ERP Integration werden zudem sogar zeitnahe Budgetinformationen zur Verfügung gestellt
  • Ein Workflow prüft Budgetgrenzen automatisch und schlägt bei erschöpftem Budget Alternativen vor

Vorteile

Die Mitarbeiter/innen begrüßten das neue System mit Erleichterung. Sie konnten ihren Kundendienst verbessern und gleichzeitig der steigenden Nachfrage gerecht werden. Nachdem die Lösung die Geschwindigkeit und Fehlerfreiheit des Energieunternehmens erhöht hat, konnte es:

  • Beinahe 1000 Bestellungen pro Monat erzeugen
  • Sich mehr Zeit für die Betreuung von Kunden nehmen, anstatt in einer stockenden Auftragsbearbeitung festzuhängen
  • Einkäufe schnell durchziehen und damit die Skalierbarkeit und den Erfolg von Projekten garantieren
  • Stolz auf eine Workflow Lösung sein, die das Geheimnis der Auftragsbearbeitung lüftete und eine Prüfkette sowie Dashboards bietet, die präzise Erkenntnisse auf einen Blick zur Verfügung stellen
  • Weitere Produkte mit Leichtigkeit integrieren, um das Beste aus den vorhandenen Systemen zu holen

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