Automatisierter Workflow verbessert das Projektmanagement und Ressourcenverwaltung

Situation

Da der Zeiterfassungsprozess der Innenrevisionsabteilung eines Energiekonzerns nicht mehr zeitgemäß und manuell war, wurde nach einer schlankeren, automatisierten Workflowlösung gesucht.

Herausforderung

Ein nicht transparenter Prozess führte zu unterschiedlichsten Projektabläufen und, damit verbundenem, erhöhtem Risiko. Überlastete Mitarbeiter/innen trafen subjektive Entscheidungen über die Dringlichkeit von Projekten und hatten Mühe, Arbeitszeiten mittels einer komplexen und zeitaufwendigen Zeiterfassungslösung einzureichen.

Das Risiko für manuelle Fehler war enorm. Fehlerhafte Daten im Zeiterfassungssystem bedeuteten, dass der Abteilung keine zuverlässigen Projektkennzahlen zur Verfügung standen. Es wurde eine Lösung benötigt, die:

  • Die projektbezogene Zeiterfassung effizienter gestaltet
  • Business Intelligence-Berichte auf Projekt-und Führungsebene bereitstellt
  • Die projektübergreifende Ressourcenverwaltung verbessert

Lösung

Das Team wandte sich an einen Nintex Partner, um eine projektbasierte Zeiterfassungslösung mit Nintex Forms und Nintex Workflow zu erstellen. Diese sollte einfach zu bedienen sein und intuitive Berichtsfunktionen bereitstellen.

Unterlagen wurden mittels Nintex Forms mit Projektdaten voraus gefüllt. Nintex Workflow übertrug die Zeiterfassungsdaten in eine SQL Datenbank, die mit Hilfe von SQL Reporting Services und Excel Business Intelligence genutzt wurden, um folgenden Berichte für Teamleiter bereitzustellen:

  • Monatliche Projektübersicht
  • Kompletter Betätigungsnachweis nach Person und Projekt aufgeschlüsselt
  • Berechenbare vs. nicht berechenbare Stunden
  • Überstundennachweise
  • Monatlichen Gesamtstunden aller Kunden pro Projekt

Vorteile

Das interne Auditteam war mit den neuen automatisierten Berichten und der mühelosen Zeiterfassung hochzufrieden.

Die Lösung verschlankte die komplizierten Arbeitsabläufe und reduzierte gleichzeitig die Arbeitslast. Die unkomplizierte, mit Nintex Forms und Nintex Workflow erstellte Lösung stattete das Team mit den folgenden anspruchsvollen neuen Tools aus:

  • Zeitmanagement: Der Leiter des Auditteams sah sich die wöchentlichen Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeitenden an, um sicherzustellen, dass sie im Zeitplan lagen.
  • Ressourcenmanagement: Ressourcenzuweisungs- und Auslastungsberichte boten ein realistisches Bild, wo Mitarbeiter/ innen überlastet oder zu wenig ausgelastet waren.
  • Risikomanagement: Der Teamleiter konnte jegliche Beeinträchtigungen auf Projektpläne und –budgets, sowie Risiken, Probleme oder Abweichungen sofort erkennen.
  • Projektmanagement: Mithilfe einer Gesamtübersicht des Projektfortschrittes und bereits getroffene Entscheidungen, konnte der Leiter schneller zukünftige Entscheidungen treffen.

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