Berufsbildung mittels automatisierter Provisionierung von SharePoint Sites modernisieren

Situation

Im Gesundheitswesen wird eine kontinuierliche Fort-und Weiterbildung benötigt, um Mitarbeiter/innen über neue Methoden, Vorschriften und Firmenrichtlinien zu unterrichten. Eine Krankenkasse entschied sich dazu, ihre Ausbildung zu modernisieren und Kurse mit Collaboration Sites zu ergänzen. Im Rahmen des Pilotprojektes nutzte man Vorlagen von Microsoft SharePoint Community Sites und integrierte das eigene Lernmanagementsystem (LMS) anschließend mit Webparts.

Herausforderung

Das Pilotprojekt war ein überwältigender Erfolg – so überwältigend, dass es sogar zu Problemen kam. Der manuelle Prozess konnte dem Umfang der Kurse nicht angepasst werden. Selbst der Genehmigungsprozess für die Sites dauerte einfach zu lange – diesbezügliche Anfragen saßen in der Mailbox der Genehmiger fest. Bevor die Collaboration Sites auch für alle anderen Berufsbildungsinhalte ausgerollt werden konnten, musste der Provisionierungsprozess automatisiert werden und folgende Vorgaben erfüllen:

  • Verzahnung mit SharePoint, der Kernplattform.
  • Verzahnung mit dem LMS der Weiterbildungsabteilung.
  • Automatisierung der Lösch-und Archivierungsprozesse von Inhalten für die Collaboration Sites.
  • Erstellung von Sites, die auch technisch unerfahrene Benutzer problemlos warten können.
  • Create sites that non-technical users could easily maintain.
  • Bereitstellen von Berichtsfunktionen für wichtige Kennzahlen wie Kursgrößen oder die Gesamtzahl der aktiven Lernenden.

Lösung

Ein Nintex Partner verknüpfte zwei SharePoint Listen und einige Workflows, um den Provisionierungsprozess zu automatisieren und konnte die folgenden Vorteile für den Kunden erzielen:

  • Die Site-Anfrageliste erfasst alle Anfragen nach Collaboration-Sites für neue Kurse.
  • Jede Anfrage startet einen Genehmigungsprozess für Mitarbeitende und leitende Angestellte der Weiterbildungsabteilung. Nach der Genehmigung erstellt ein verzweigter Workflow automatisch eine Collaboration Site anhand einer von zwei Vorlagen und trägt anschließend die Lernenden, Kursbegleiter/innen und weitere Site-Mitglieder in die entsprechenden Berechtigungsgruppen ein.
  • Der Workflow ergänzt die Collaboration Sites Liste mit der neuen Site
  • Die Collaboration Sites Liste bietet ein einfaches Verwaltungsportal für Kursbegleiter/innen. Sie brauchen lediglich ihre Site auszuwählen, um eine Seite mit Artikeleigenschaften aufzurufen und können alle wichtigen Einstellungen direkt von dort steuern – beispielsweise neue Lernende oder Site-Mitglieder hinzufügen und ihre Site aktivieren, löschen oder archivieren.
  • Workflows vervollständigen diese Aktionen ohne weiteres menschliches Zutun und begrenzen ausführbare Aktionen, auf genau die, die Kursbegleiter/innen auch benötigen.
  • Mitarbeitende der Abteilung können mit einem kurzen Blick auf die Collaboration Sites Liste erkennen, welche Sites aktiv sind.
  • Workflows für die Berichterstattung erfassen wichtige allgemeine Kennzahlen, wie die Gesamtzahl der aktiven Lernenden oder die durchschnittliche Anzahl von Sites pro Kursbegleiter/in mithilfe der Collaboration Sites Liste.

Vorteile

Dank der Automatisierung der Provisionierungs- und Genehmigungsprozesses der Sites, lassen sie sich selbst von ungeschulten Mitarbeiter/innen mühelos pflegen. Mithilfe der Berichtsfunktion kann das Ausbildungspersonal fundierte Entscheidungen treffen. Die Weiterbildungsabteilung profitierte unmittelbar von den folgenden Vorteilen:

  • Drastische Senkung der Arbeitskosten – Wegfallen der manuellen Konfiguration und Fehlerbehebung.
  • Erstellungszeit von Sites von 30-60 Minuten auf unter eine Minute reduziert.
  • Einfacherer und schnellerer Genehmigungsprozess für Sites.
  • Berichterstattung über wichtige Kennzahlen, die sich früher nicht erfassen ließen.
  • Bequemer Zugriff auf alle aktiven Sites.
  • Verbesserte Sicherheit durch Begrenzung der Aktionen von ungeschulten Site-Administratoren.
  • Verringerter Schulungsaufwand für die Nutzung des Systems.
  • Effiziente Nutzung der System-Ressourcen mittels automatisiertem Archivierungsprozess.

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