Automatisierte Einschreibung spart Zeit und lässt Muster erkennen

Situation

Studierende einer Universität brachten ihre Frustrationen mit der papierbasierten Kurseinschreibung häufig zur Sprache. Eine Änderung ihres Studienpensums bedeutete: Die richtigen Formulare ausdrucken, sie dem entsprechenden Lehrer oder Trainer zur Akzeptanz vorlegen und sie dann auf der anderen Seite des Campus beim Sekretariat abgeben – woraufhin sie weiteren manuellen Genehmigungsprozessen unterzogen wurden. Formulare oder Genehmigungen gingen bei diesem Hin und Her unweigerlich verloren. Ohne klares Verfahren wurden wichtige Genehmigungen bisweilen übersehen – dies führte zu Verstoßungen gegen Compliance-Verpflichtungen im Zusammenhang mit Stipendien und Darlehen. Des weiteren stand das Studentensekretariat unter zunehmenden Druck seitens der Universitätsverwaltung, präzise Informationen zur Kursauslastung für die Haushaltsplanung zur Verfügung zu stellen.

Herausforderung

Ob studierende, Lehrer/innen oder Administratoren – sie alle hatten Probleme mit dem System und das Studentensekretariat wusste: es muss sich was ändern. Studierende wollten ihre Formulare idealerweise online ausfüllen. Lehrer/innen, Coaches und das Sekretariat wollten ihre stressigen Tage entlasten und sicherstellen, dass die richtigen Verfahren befolgt werden. Und Administratoren benötigten eindeutige Daten über Einschreibungstrends und -Muster.

Die Universität versuchte ihre eigene Lösung zu entwickeln, musste allerdings feststellen, dass die schiere Anzahl an Datensätzen das eigene verzahnte SharePoint/Oracle System überlastete und ein Einschreibungs-Workflow in Echtzeit zudem komplexe Business-Logik benötigte.

Lösung

Der Nintex Partner der Universität erkannte sofort, dass man mit Nintex Forms und Nintex Workflow das Problem lösen könne und nutzte Nintex Forms, um die Performance zu verbessern: Die neuen Formulare fragten nur die nötigen Daten an und verfeinerten die Anfragen an die externe Datenbank. Die Formulare zeigten Studenten lediglich die ihnen zugänglichen Kursen an – was auf Daten, wie bereits absolvierten Kursen beruhte. Der Partner erstellte zudem ein Formular mit Nintex, das die bisherigen Trends von jedem Studierenden analysierte.

Als nächstes konzipierte er einen komplexen Nintex Genehmigungs-Workflow, der alle notwendigen Einzelheiten für das Studentensekretariat verifiziert:

  • Welche Lehrer oder Coaches Änderungen genehmigen müssen
  • Ob zusätzliche oder abgewählte Kurse die Stipendien oder Schenkungen beeinflussen
  • Ob der Lehrstuhl für das Grundstudium des Studierenden oder der Berater benachrichtigt werden muss

Der automatisierte Workflow verschickt die Genehmigungen nach Bedarf und macht dem Ratespiel und der Beinarbeit ein Ende. Sobald die Genehmigungen vollständig sind, erhält der Registrar eine Benachrichtigung, um die jeweiligen Änderungen vorzunehmen.

Die Lösung des Nintex Partners gibt der Universität auch etwas komplett Neues: Berichte für Administratoren, die ihnen detaillierte Informationen für die Verwaltung von Kursen und Ressourcen geben, sodass sie etwaige Auswirkungen auf ihren Haushalt entschärfen können.

Vorteile

Studierende sind von der Papierfreiheit begeistert. Lehrer und Coaches können weniger papierbezogene Unterbrechungen verzeichnen und sich während ihrer Kurse komplett um ihre Studierenden kümmern. Die Verwaltung der Universität profitierte unmittelbar von den folgenden Renditen:

  • Verkürzter Kurs-Änderungsprozess: Von 2-3 Wochen auf 2-3 Tage
  • Kosteneinsparungen dank elektronischer Formulare anstatt Papierdokumenten
  • Bessere Verwaltung der Ressourcen durch neue Erkenntnisse

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