Digitaler Genehmigungs-Workflow rationalisiert die Lohnabrechnung in einer hybriden Umgebung

Situation

Ein großer Baumaschinenhändler in Neuseeland stand vor der einzigartigen Herausforderung, Urlaubsanträge der Lohnabrechnungsperiode anzugleichen.

Herausforderung

Der Baumaschinenhändler beschäftigte 400 Mitarbeiter: 200 Angestellte, die landesweit in Büros arbeiteten und 200 Mechaniker, die normalerweise im Außendienst tätig waren. Alle Gehaltsabrechnungen mussten einem zweiwöchentlichen Abrechnungszyklus entsprechen. Bei zyklusüberschreitenden Urlaubsgesuchen mussten Anträge für jeden einzelnen Zeitraum eingereicht werden. Jeder Antrag unterlag einem Genehmigungsprozess und wenn Genehmigungen nicht für die Gesamtdauer erteilt wurden, musste die komplette Prozesskette wiederholt werden. Alle Urlaubsanträge wurden als einzelne Listenobjekte in SharePoint eingespeist.

Die Personalabteilung ermittelte per Hand, ob ein öffentlicher Feiertag in den angefragten Zeitraum fiel. Nachdem alle Genehmigungen und Berechnungen fertig gestellt waren, wurden die Anfragen manuell von SharePoint in das Gehaltssystem übertragen. Anschließend wechselte das HR Team wieder zurück zu SharePoint, um den Status jedes einzelnen Objekts manuell zu ändern. Mitunter wurden neue Urlaubsanträge versehentlich als exportiert markiert, wenn diese während des Exportvorgangs eingereicht wurden.

Das Unternehmen hatte außerdem kürzlich auf Office 365 gewechselt und arbeitete in einer hybriden Umgebung, wobei manche Vorgänge online und die restlichen weiterhin vor Ort durchgeführt wurden. Dies bedeutete, dass Informationen auch zwischen Online- und vor Ort installierten Systemen übermittelt und Feldbeschränkungen von Active Directory berücksichtigt werden mussten.

Lösung

Ein Nintex Partner erstellte einen automatisierten Workflow für Urlaubsanträge mit Nintex Forms, Nintex Workflow und Nintex Mobile:

  • Die Mitarbeitenden füllen ein Online-Formular aus und bekommen ihr Zeitkonto angezeigt. Das Formular weist eine Vorbelegung für die gängigste Urlaubsart (Jahresurlaub) auf.
  • Der gesamte Ablauf wurde dank automatisierter Workflows gestrafft –Urlaubszeiten und abweichende Abrechnungsperioden werden automatisch berechnet und Anträge dem Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Weitere Workflows exportieren Daten in das Gehaltssystem und aktualisieren den Status der Urlaubsanträge.
  • Die Lösung weist zudem eine benutzerdefinierte Web-API auf, um notwendige Informationen (Mitarbeiter-ID und Standort) von der Azure Active Directory abzurufen. So wird sichergestellt, dass die Lösung regionale Feiertage beim Urlaubsantrag in Betracht zieht.
  • Nintex Mobile bietet ferner eine mobilfähige Lösung für Außendienstmitarbeiter/innen.

Vorteile

Die Lösung hat Urlaubsanträge und Genehmigungsprozesse enorm vereinfacht und dem Unternehmen Zeit und Geld gespart:

  • Eine einziger Urlaubsantrag, dessen Bearbeitung mindestens 40 Minuten in Anspruch nahm (ohne den Exportprozess mit einzurechnen) wurde auf 7 Minuten pro Antrag reduziert – eine Einsparung von 286 Stunden pro Jahr
  • Die Überarbeitungszeit für Abteilungsleiter verkürzte sich von 15 auf 2 Minuten
  • Mit Nintex Mobile lassen sich die Formulare mühelos mobilfähig gestalten – dies wäre mit einer anderen Lösung voraussichtlich nicht möglich gewesen

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