Workflow zur Genehmigung von Dokumenten verbessert Effizienz und reduziert Fehler

Situation

Ein Biotech-Unternehmen, das auf gezielte Therapeutika spezialisiert ist, war zunehmend mit seinem Dokumentenprüfung- und Genehmigungsprozess frustriert. Um Prüfer hinzuzufügen, musste man den laufenden Prüfungsprozess entweder beenden und neu starten oder neue Änderungen per Hand erfassen und sortieren. Kritische Änderungen und Ergänzungen wurden mitunter übersehen. Der Prozess verursachte eine hohe Anzahl von Beschwerden über die Benutzerfreundlichkeit und das Vorkommen von Fehlern.

Herausforderung

Das Biotech-Unternehmen benötigte zeitnahe und fehlerfreie Prozesse, um dem schnelllebigen und stark regulierten Charakter der Branche zu entsprechen. Der neue Prüfungs-und Genehmigungs-Workflow musste die folgenden Vorgaben erzielen:

  • Nutzer bei laufenden Prüfungsprozessen dynamisch hinzufügen
  • Daten und Zeiten bei abgeschlossenen Prüfungen angeben
  • Fälligkeitsdaten und -Zeiten bei laufenden Prüfungsprozessen ändern
  • Mehrere Erinnerungen für eine einzelne Aufgabe bei lang andauernden Prüfungen ansetzen
  • Große Prüfungen auf mehrere kleinere Prüfzyklen aufteilen
  • E-Mail Erinnerungen für Aufgabenzuordnungen, Delegierungen, nicht mehr benötigte Aufgaben und Änderungen von Fälligkeitsdaten und -Zeiten verschicken
  • Berichte bereitstellen, Genehmigungen, Absagen und Aktualität der Prüfungen verfolgen

Lösung

Ein Premier Nintex Partner erstellte SharePoint Workflows mit Nintex, die den Teams mehr Kontrolle über die Prozesse gaben:

  • Ein primärer, an die Dokumentenbibliothek angebundener Workflow agiert als Steuerungs-Workflow. Da es sich hierbei um einen Zustandsmaschinen-Workflow handelt, eignet er sich perfekt für die Verwaltung von lang andauernden Geschäftsprozessen und die Bereitstellung eines Mechanismus für den Neustart eines Workflows, falls er unterbrochen wurde.
  • Ein sekundärer, an die Dokumentenbibliothek angebundener Workflow erstellt Prüfungsaufträge für Nutzer. Der primäre Workflow ruft den sekundären auf, um die ersten Prüfungsaufträge zu erstellen. Auch Nutzer rufen den sekundären Workflow auf, wenn sie den Prüfungsprozess dynamisch um weitere Teilnehmer ergänzen möchten.
  • Ein Workflow, der an die Aufgabenliste angebunden ist, weist Aufgaben neu zu.
  • Ein Site-Workflow bereinigt die Aufgabenliste.

Vorteile

Die neuen SharePoint Workflows entsprachen den Anforderungen des schnelllebigen Geschäftsumfelds wie folgt:

  • Manager mussten Prüfungen nach Hinzufügen neuer Teilnehmer nicht länger anhalten und neu starten
  • Prüfer/innen mussten Aufgaben nicht ein zweites oder drittes Mal prüfen und genehmigen
  • Prüfer/innen konnten Fälligkeitsdaten und -Zeiten während der laufenden Prüfung mithilfe des neuen Zeitfelds ändern und die Aktualität besser rückverfolgen
  • Effizienterer Prozess führte zu Geld- und Zeitersparnissen
  • Die Lösung ermöglichte genauere Prüfungen und Feedback
  • Bei der Geschäftsführung gingen keine Beschwerden von frustrierten Anwendern mehr ein. Zudem konnte sie eine verbesserte Nutzung, Genauigkeit und Gesamtzufriedenheit mit dem Prozess verzeichnen

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