Digitale Workflows für das Onboarding von Mitarbeiter/innen unterstützen Compliance und reduzieren Kosten

Situation

Wie viele Unternehmen im Gesundheitswesen kam ein internationaler Dienstleister zu dem Schluss, dass das Altsystem seinen Anforderungen nicht länger gewachsen war. Zudem gingen bei den papierbasierten Prozessen auch häufig Unterlagen verloren, was zu Engpässen und Zeitverlusten führte.

Herausforderung

Mitarbeiter/innen des Personalwesens und der Finanzabteilung mussten sich durch manuelle Prozesse kämpfen. Verloren gegangene Unterlagen und Verzögerungen stellten ein ernsthaftes Risiko der Nichterfüllung zahlreicher Richtlinien dar.

    Das neue System des Unternehmens musste die folgenden Kernprozesse unterstützen:

  • Onboarding
  • Dokumentenprüfung

Lösung

Ein zertifizierter Nintex Partner erstellte mit Nintex Forms und Nintex Workflow und einer On-Premise Version von SharePoint eine deutlich effizientere Lösung. Nach einer Analyse der firmenweiten Geschäftsprozesse wurden mehr als 40 Workflows angelegt, um Effizienz und Transparenz zu steigern.

Dank automatisierter Workflows für das Onboarding von Mitarbeiter/innen wurden Papierunterlagen durch digitale Dokumente ersetzt. Elektronische Formulare werden entsprechend weitergeleitet und sicher online gespeichert. Im Altsystem entstandene Ausfallzeiten konnten so reduziert werden und neue Mitarbeiter/innen können schnell in Firmenstandards und Prozesse eingewiesen werden.

Der Zugriff auf vertrauliche Dokumente wird mit elektronischen Workflows zur Prüfung von Dokumenten verwaltet. So wird sichergestellt, dass diese Dokumente nur von Personen mit den entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden können. Es lässt sich mühelos nachverfolgen und regeln, wer welche Dokumente auf der SharePoint Datenbank einsehen oder auf sie zugreifen darf.

Vorteile

Automatisierte Prozesse haben die Arbeitsweise des Unternehmens revolutioniert. Mitarbeiter/innen konnten sich wieder auf ihr Kerngeschäft – die Patientenbetreuung – konzentrieren. Durch den Ersatz von Papier mit elektronischen Formularen konnte das Unternehmen:

  • Engpässe an allen Firmenstandorten mit einer skalierbaren und leicht anpassbaren Lösung reduzieren
  • Stunden einsparen, die früher für die Suche nach notwendigen Formularen und Genehmigungen aufgebracht wurden
  • Das Risiko minimieren, Dokumente zu verlegen
  • Wertvolle Informationen über kritische interne Prozesse gewinnen und die Geschäftsstrategie deutlich verbessern
  • Mitarbeiter Schulungen und IT Support-Anrufe mit der benutzerfreundlichen Self-Service Plattform von Nintex reduzieren

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