Automatisierter Kreditorenbuchhaltungs-Workflow verkürzt die Bearbeitungszeit von Rechnungen von Tagen auf Stunden

Situation

Ein großer Fachverband wickelte seine Kreditorenbuchhaltung über umständliche manuelle Prozesse ab. Da die verschiedenen Line of Business (LOB) Systeme nicht eingebunden waren, mussten die Teams Daten manuell eingeben und einscannen, um Informationen zu übermitteln. Die Papierberge an Formularen waren unübersichtlich und kaum mehr zu bewältigen.

Ressourcen

Herausforderung

Die Mitarbeiter/innen der Kreditorenbuchhaltung mussten eingehende Rechnungen manuell einscannen, Datensätze auf ihrer eigenen Software Plattform anlegen und dann die eingescannten Dokumente in gemeinsamen Ordnern für jedes Konto markieren. Da es zudem keine direkte Verknüpfung zwischen dem LOB Datensystem und den Rechnungen gab, gingen etwaige Änderungen bei dem Durcheinander oft unter. Der Verband wollte eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung aufsetzen und mit der Invoicing Plattform verzahnen.

Lösung

Ein Nintex Implementierungspartner implementierte Nintex Workflow für SharePoint und verknüpfte die Kreditorenbuchhaltung mit den LOB Systemen des Unternehmens. Die Mitarbeiter/innen in den Geschäftseinheiten können ihren normalen Prozess somit auf ihrer eigenen Plattform fortsetzen. Rechnungsformulare werden automatisch auf SharePoint synchronisiert, sobald Änderungen im LOB System gemacht werden.

Die Nintex Workflow Integration ermöglichte SharePoint zudem relevante Inhalte für Nutzer anhand ihrer Zielgruppe oder Interessenbereiche sichtbar zu machen. Neben dem Speichern und Verwalten von Bildinhalten, wurde auch eine Scanfunktionalität unterstützt, die eskaliert werden kann, um den Geschäftsanforderungen zu entsprechen.

Vorteile

Die direkte Verknüpfung zwischen der Kreditorenbuchhaltung und den Rechnungsdokumenten garantiert, dass das Personal der Kreditorenbuchhaltung mit den aktuellsten und präzisesten Informationen arbeitet und Kunden bei Rechnungsänderungen nicht mehr hin und her geschickt werden.

Die nahtlose Verzahnung von Nintex Workflow zwischen SharePoint und LOB Systemen birgt folgende Vorteile:

  • Schnellere Rechnungsbearbeitung – nunmehr in Stunden anstatt Tagen oder sogar Wochen
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit dank einfacherer Rechnungsanfechtung
  • Verringerte Entwicklungszeiten und Kosten die Verzahnung von AP und Invoicing Plattformen

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