Workflow Automatisierung optimiert Ressourcen-allokation und erzielt Kostensenkungen

Situation

Das Operations Team eines großen Automobilherstellers suchte nach einer besseren und effektiveren Möglichkeit, um komplexe Projekte und die Ressourcenallokation abteilungs-und standortübergreifend zu verwalten. Mitarbeiter/innen stützten sich auf ein manuelles, papierbasiertes Tracking System für die Projektsteuerung und waren in einem Zyklus der Nachverfolgung, Verwaltung und Lagerung von Dateien und Formularen gefangen.

Herausforderung

Obwohl die Abteilungen gut zusammenarbeiteten, konnten sie weder die Ressourcenauslastung noch den Aufgabenstatus oder Zeitpläne zentral nachverfolgen. Wichtige Informationen wurden in Aktenordnern aufbewahrt, die unternehmensweit verteilt waren. Projektleiter verbrachten mehr Zeit damit, Informationen zu suchen und Berichte zusammenzustellen, anstatt Trends und Muster zu analysieren, um die zukünftige Geschäftsstrategie zu belegen und zu entwickeln.

Lösung

Mit der Hilfe eines Nintex Implementierungspartner integrierte das Unternehmen die Workflow Automatisierung in ihre vorhandene SharePoint Umgebung. Mit der intuitiven Lösung wollte man Papierformulare online zur Verfügung stellen, alle Informationen an einer Stelle speichern und Engpässe gegen Ergebnisse austauschen.

Die Teams machten sich die Vorteile von Nintex Workflow für SharePoint und Nintex Forms für SharePoint zu Nutze, um:

  • Alle Projekte organisationsübergreifend von einem zentralen Dashboard aus zu verfolgen
  • Die Ausbildung und Qualifikationen von Projektmitarbeitern zu katalogisieren
  • Aufgaben zu automatisieren, um Konformität und Effizienz zu steigern
  • Der Führungsebene einen übergeordneten Blick auf die Ressourcenallokation zu geben
  • Genaue Berichte mühelos in Echtzeit zu erstellen

Vorteile

Indem der überholte papierbasierte Prozess durch die digitale Workflow Automatisierung ersetzt wurde, konnten Projekt- und Kostenmanagement organisationsübergreifend verschlankt werden. So wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben nirgendwo hängen bleiben und dass es zu keinen aufwendigen Kostenüberschreitungen kommt.

Anstatt papierbasierten Berichten oder Fortbeschreibungen nachzujagen, kann das Unternehmen große Projekte mittlerweile mithilfe einer konsequenten Projektmethodik mühelos skalieren und folgende Vorteile erzielen:

  • Geringere Kosten dank besser organisierter Ressourcenallokation
  • Drastischer Rückgang an Arbeitsstunden für die Berichterstattung, sodass mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt
  • Verbesserte Transparenz von unternehmensweiten Projekten, Zeitplänen, Aufgaben und Ressourcen
  • Gezielte Weiterbildung und Personalförderung, die sich an wechselnde Projektanforderungen anpassen lässt
  • Verringerte Entwicklungszeiten und Wartungskosten dank der Integration von Nintex Produkten anstatt einer benutzerdefinierten Anwendung

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