Workflow für Leads verbessert Pipeline

Situation

Die Neukundenakquise ist nur die halbe Miete – die wahre Herausforderung besteht darin, Kunden zufriedenzustellen und dauerhaft an das Unternehmen zu binden. Eine Software-Asset-Management Firma hatte erkannt, dass das enorme Wachstum ihre Fähigkeit mit dem Kundendienst Schritt zu halten weit überstieg. Ihr papierbasiertes Kundenkontaktsystem hinderte nicht nur das Wachstum, sondern gefährdete auch die laufenden Geschäfte.

Herausforderung

Vertriebs-und Verwaltungsteams gingen in Papierfluten unter und waren zu beschäftigt, um sich um ihr Kerngeschäft zu kümmern. E-Mail Postfächer waren übervoll und wichtige Aufgaben blieben auf der Strecke. Da es zu lang dauerte, um Software-Asset-Register von Kunden zu aktualisieren, war das Unternehmen nicht in der Lage, wichtige SLAs einzuhalten. Beunruhigte Kunden hatten keinen Zugriff auf Schlüsselinformationen, um anstehende Softwareaudits abzuwickeln. Aufgrund der limitierten Systemtransparenz fehlte der Geschäftsführung die nötigen Kennzahlen, um den Geschäftsverlauf zu steuern.

Lösung

Das Unternehmen wandte sich an einen Nintex Partner, der sofort erkannte, dass man die bestehenden Systeme des Unternehmens mit einer, auf der Nintex Workflow Plattform aufgesetzten Lösung, innerhalb kurzer Zeit erweitern und wirksam einsetzen könne.

Der Partner erstellte mit Nintex Forms und Nintex Workflow für SharePoint als erstes einen Erfassungs-und Wiederaufnahmeprozess für Kundenkontakte, bei dem SharePoint Workflows die Leads erfasste und während des gesamten Sales-Funnels verfolgte. Dank Automatisierung des Systems profitierte das Unternehmen von folgenden Vorteilen:

  • Ein Nintex Workflow bucht Angebote automatisch auf das Kundenkonto, was früher ein erneutes Eingeben der Daten erforderlich machte. Der Workflow fordert den Kunden infolge per E-Mail zur digitalen Annahme des Angebots per integriertem DocuSign auf. Nach der Annahme erstellt der Workflow automatisch den Auftrag und die spätere Rechnung, womit der komplette Verkaufsprozess abgeschlossen ist.
  • Als nächstes trägt der Workflow die Bestellung des Kunden automatisch in sein Software-Asset-Register ein.
  • Kurz vor Ende des Ablaufdatums startet der Workflow automatisch einen Erneuerungsprozess und löst den wiederholbaren Vertriebs-Workflow erneut aus.
  • Nintex Mobile unterstützt zudem Mitarbeiter/innen im Außendienst und ermöglicht ihnen ortsunabhängigen Zugriff auf das System.

Vorteile

Diese Software-Asset-Management Firma ist nicht nur für das zukünftige Wachstum gerüstet, sondern profitiert zudem von den folgenden Geschäftsvorteilen:

  • Bessere Prüfpfade zur Einhaltung von Regulierungen
  • Neue Erkenntnisse, um Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen und um zu ermitteln, welche Prozesse eventuell wo verbesserungsfähig sind
  • Verbesserter Kundendienst – Kunden zeigen sich mit der schnellen Erstellung von Angeboten und Rechnungen sehr zufrieden – ein Prozess der inzwischen dreimal so schnell ist und keinerlei (Erinnerungs-) E-Mails bedarf
  • Das Unternehmen bietet nicht nur einen optimalen Kundendienst, sondern konnte zudem auch Kostenersparnisse zwischen 30 und 50 % im Vergleich zum vorherigen System erzielen

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