Ausschreibungsprozesse mit Cloud-basierten Workflows verschlankt

Situation

Ein IT Beratungsunternehmen erstellte die Leistungsbeschreibungen für seine zahlreichen Projekte durch einen manuellen Prozess. Dies führte dazu, dass man dem Unternehmen lange Vorlaufzeiten nachsagte. Außerdem waren es die Account Manager langsam leid, sich andauernd für ihr System zu entschuldigen.

Herausforderung

Der äußerst fehleranfällige Prozess bestand daraus, dass mehrere Mitarbeiter/innen ein aufwendiges Spreadsheet ausfüllten, mit dem ein dedizierter Mitarbeiter Projektverträge manuell in Microsoft Word erstellte. Da es weder einen optimierten Arbeitsablauf noch ausgefeilte Formulare gab, kam es ungewollt zu uneinheitlichen Projektverträgen.

Lösung

Ein technischer Lösungsanbieter sah Nintex Workflow als optimale Lösung, um einen effizienten Arbeitsablauf zu erstellen:

  • Ablösen der Excel Spreadsheets
  • Gestaltung eines benutzerfreundlichen online Formularsatzes mit Nintex Workflow für Office 365
  • Automatische Erstellung von ausgefeilten Projektverträgen mit der Nintex Dokumentenerzeugung für Office 365
  • Erstellen eines automatisierten Freigabeprozesses, damit Account Manager Projektverträge leichter überprüfen und an Kunden schicken können
  • Einsatz einer mobiltauglichen Oberfläche, mit der Consultants und Vertriebsmitarbeiter/innen Leistungsbeschreibungen von überall erstellen können

Vorteile

    Anstatt sich mit langen Vorlaufzeiten herumzuschlagen, konnte das Führungsteam die Leistungsbeschreibungen auf effiziente Weise erstellen. Dank Nintex hat das Unternehmen die folgenden Vorteile erzielt:

  • Account Manager erstellten Leistungsbeschreibungen und Projektverträge in zwei anstatt zehn Tagen
  • Die Cloud-basierte Lösung zur Workflow Automatisierung beseitigte menschliche Fehler und den Wirrwarr der Versionskontrolle
  • Vertriebsmitarbeiter/innen erstellten mühelos neue Vorlagen mit einem einheitlichen Aussehen
  • Da mindestens zwei Stunden für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen eingespart wurden, konnte das Unternehmen rund 360 Stunden im Jahr wiedergewinnen und sich verstärkt um den Kunden kümmern

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