Digitale Workflows für das Projektmanagement sparen Unternehmen 2 Millionen $ pro Projekt

Situation

Ein Energiekonzern transportiert und vertreibt Erdöl, Erdgas und andere flüssige Materialien. Wie viele andere Unternehmen in der Branche, unterhält auch der Konzern eine Vielzahl an komplexen Projekten, um den Anforderungen hinsichtlich Beschaffung, Vertrieb und Compliance gerecht zu werden. Dem Unternehmen wurde bewusst, dass die Geschäftsführung nur wenig Überblick über die Projekte hatte, was den Entscheidungsprozess erschwerte. Es wurde eine Lösung benötigt, mit der man alle Projekte verfolgen und relevante Dokumente in einer zentralen Ablage vorhalten könne.

Herausforderung

Als komplexe Organisation mit zahlreichen großen Infrastrukturprojekten, hatte das Unternehmen Probleme eine zentrale Quelle von Projektaufzeichnungen und Zielen zu pflegen. Planung und Entscheidungsfindung wurden für die Führungsteams zum Albtraum. Da es fast unmöglich war akkurate Berichte zu erstellen, hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, die Einhaltung verschiedener Bestimmungen und Richtlinien nachzuweisen.

Lösung

Das Unternehmen arbeitete mit einem zertifizierten Nintex Implementierungspartner zusammen, um Nintex Workflow und Nintex Forms mit SharePointzu verzahnen. Das Ergebnis: Ein benutzerfreundliches Dashboard, über das Projektmitarbeiter/innen und alle Betroffenen Informationen in Echtzeit austauschen können. So können Projekt-Lebenszyklen von mehreren Teams verwaltet werden.

Die Geschäftsführung profitiert mittlerweile auch von leichtem und schnellem Zugriff auf eine visuelle Übersicht über den Projektstatus. Zudem kann man einzelne Leistungen gezielt unter die Lupe nehmen, um eine Rundum-Ansicht möglicher Probleme zu erhalten.

Alle Ziele und Aufzeichnungen werden in einer zentralen Dokumentenbibliothek vorgehalten. Sie sind mit Genehmigungshistorien und Versionskontrollen versehen und man kann von überall auf sie zugreifen. Ein automatisierter Dokumentenmanagement Prozess unterstützt die behördliche Zulassung und stellt einen Prüfnachweis her.

Vorteile

Anstatt blinde Entscheidungen zu treffen, kann die Geschäftsführung schnell erkennen, wo es im Projekt zu Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen kommen könnte und welche Auswirkungen dies möglicherweise auf andere laufende Projekte hat. Da man zudem auch sieht, wo Projekte eventuell überlappen, können die richtigen Teams miteinander ins Gespräch gebracht werden, bevor etwaige Probleme entstehen.

Durch den Einsatz von Nintex konnte das Unternehmen die folgenden Vorteile und Renditen erzielen:

  • Kostenersparnisse von rund 2 Millionen $ pro Großprojekt, da die Geschäftsführung nun über die nötige Nachvollziehbarkeit und Projekttransparenz verfügt, um informierte strategische Entscheidungen in Echtzeit zu treffen
  • Effizienterer Projektabschluss, da alle notwendigen Informationen in einem einzigen Portalvorgehalten werden
  • Von Tagen auf Sekunden reduzierte Abrufzeiten für Projektdokumente

Da Projektaufzeichnungen mittlerweile viel genauer sind, sinkt auch das Risiko von Regelverletzungen.

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