Medienunternehmen entscheidet sich für Workflow Automatisierung, um die Risikobegrenzung zu optimieren

Situation

Wie jedes Unternehmen in der Kommunikationsbranche, musste ein Franchise-Radiosender Vorschriften mehrerer Bereiche, einschließlich der Arbeitnehmerüberlassung und der Offenlegung entsprechen. Durch die papierbasierten Prozesse des Senders, kam es zu Mehrfachkopien langwieriger Formulare, langen Genehmigungszeiten, fehlenden Dokumenten und einem komplizierten Prozess, der sich negativ auf die Produktivität und Ressourcen des Unternehmens auswirkte.

Herausforderung

Das Unternehmen hatte sowohl ein ERP System für das Personalwesen und zur Verwaltung von Personalakten als auch ein SharePoint System im Einsatz, das aktualisiert werden musste. Da das Personalwesen und die ERP Prozesse von einigen hundert, sehr individuell ausgerichteten SharePoint Arbeitsabläufen unterstützt wurden, hatte die IT-Abteilung Bedenken, dass die Migration misslingen könnte. Dann aber wurde dem Unternehmen klar, dass die vorhandenen veralteten Arbeitsabläufe im Endeffekt die Engpässe waren.

Die Geschäftsführung suchte nach einer Lösung, mit der man die Arbeitsabläufe rationalisieren und zentralisieren könnte, um die Wartung zu vereinfachen. Des weiteren sollten Sie sich die Workflows mühelos mit dem vorhandenen ERP System verzahnen lassen, ohne die Vertraulichkeit und Integrität der Personalakten zu gefährden.

Lösung

Ein Nintex Partner nahm diese Herausforderung gerne an und reduzierte als erstes die vorhandenen Arbeitsabläufe von einigen 100 auf weniger als 20. Dank früherer Erfahrungen wusste man, dass Nintex Workflow und Nintex Forms keinen benutzerdefinierten Code benötigen, also für eine flexible Lösung mit geringem Wartungsaufwand sorgen:

  • Erstellen von Formularen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche
  • Ein dedizierter Workflow extrahiert Informationen, wie zum Beispiel Abteilung, Standort oder Manager aus dem vorhandenen ERP System – so lassen sich Formulare mühelos ausfüllen und an den zuständigen Genehmiger senden
  • Sobald ein Formular den Genehmigungsprozess durchlaufen hat, speichert die Lösung relevante Informationen wie Daten, Zeit oder Art der Compliance wieder im ERP System
  • Reduzierter Bedarf an manueller Dateneingabe
  • Bereitstellen einer einzigen Berichterstattungs-Plattform mit allen nötigen Informationen für die Geschäftsführung, um sicherzustellen, dass Compliance-Anforderungen von jedermann erfüllt werden

Vorteile

Die Geschäftsführung kann inzwischen mühelos kontrollieren, ob Mitarbeiter/innen die gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien einhalten. Des Weiteren konnten die folgenden Resultate erzielt werden:

  • Da sich Compliance-Themen frühzeitig erkennen lassen, können mögliche Compliance-bezogene Rechtsstreitigkeiten begrenzt werden
  • Einsetzen von Dashboards, mit einer Verantwortungsebene und Self-Service-Funktionen für einzelne Mitarbeiter/innen, um ihnen die Einhaltung von Bestimmungen zu erleichtern
  • Deutliche Zeitersparnisse durch online Formulare

Der Erfolg dieser Lösung hat im Endeffekt die Tür für künftige automatisierte Workflows in anderen Einsatzbereichen geöffnet, beispielsweise dem IT-Assetmanagement und dem unternehmensweiten Risikomanagement.

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