Eine weltweite Restaurantkette verschlankt Prozesse mit der Nintex Plattform

Situation

Eine weltweite Restaurantkette investierte viel Zeit und Leidenschaft, um die Ausstattung der Restaurants auf den neuesten Stand zu bringen und das Menü zu erweitern. Mit großem Erfolg. Allerdings konnten die papierbasierten Verwaltungsabläufe mit der dazu gewonnenen Beliebtheit der Kette nicht Schritt halten.

Herausforderung

Alle Mitarbeiter/innen weltweit – ob in den Restaurants oder der Verwaltung – arbeiteten mit Papierformularen, die alle Bereiche – von Urlaubsanträgen bis hin zu IT-bedingten Änderungen – abdeckten. Gerade Mitarbeiter/innen an abgelegenen Standorten hatten Probleme, die nötigen Formulare zu finden.

Restaurantbesitzer/ innen verbrachten übermäßig viel Zeit mit dem erforderlichen Papierkram. Anstatt sich um die Kundschaft zu kümmern, mussten sie Formularberge bewältigen.

Als Qualitätsprüfungen der Lebensmittel und Beschwerdemanagement-Prozesse langsam in den Papierfluten untergingen, gerieten Restaurantbesitzer/ innen in Panik: Sie konnten weder mit den globalen Vorschriften der Lebensmittelindustrie Schritt halten, noch die Einhaltung der Unternehmensstandards sicherstellen.

Verwaltungskräfte gaben Daten von verschiedenen Formularen per Hand in ihr System ein, was zu Fehlern und langen Wartezeiten führte. Der Geschäftsführung fehlte die nötige Prozess-Transparenz und somit wichtige Anhaltspunkte, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Lösung

Der Nintex Partner konzipierte eine Cloud-basierte Workflow Lösung mittels Office 365. Man entschied sich bewusst für Nintex, da die Workflow und Forms Lösungen speziell für Office 365 konzipiert sind. Der Partner erstellte eine Reihe von intuitiven Formularen und Workflows, um alle zentralen Prozesse in den Restaurants und Verwaltungsbüros abzudecken. Da die Lösung Cloud-basiert ist, konnte das Unternehmen die folgenden Vorteile erzielen:

  • Nintex Mobile unterstützt die Belegschaft weltweit auf mehreren mobilen Plattformen, online oder offline, ohne dass jedes Formular neu gestaltet werden muss.
  • Anstatt Papierformulare aus dem Lager zu holen, um die umfangreichen täglichen Checklisten abzuarbeiten, können Mitarbeiter/innen von ihrem Gerät aus in ein zentrales Portal einloggen. Selbst Urlaubsanträge können über das gleiche Portal eingereicht werden.
  • Da Restaurantbesitzer/innen und leitende Angestellte über ihr persönliches Dashboard kurzerhand überprüfen können, ob Aufgaben erledigt wurden, haben Sie die Möglichkeit den Küchenbetrieb zu verbessern.
  • Automatisierte Prozesse für Qualitätsprüfungen von Lebensmittels und Beschwerdemanagement-Prozesse haben die Problemlösung deutlich beschleunigt und garantieren, dass Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

Vorteile

Im Vergleich zu papierbasierten Prozessen sorgt die digitale Workflow Automatisierung für schnelle Abwicklungszeiten und weniger Fehler. Das Unternehmen reagiert inzwischen problemlos auf Anfragen und Qualitätsprüfungen von Lebensmitteln. Das Ergebnis:

  • Um mehr als 50 % reduzierter Verwaltungsaufwand
  • 40-prozentige Kostenersparnisse im Vergleich zum alten System
  • Berichtswesen und Dashboards untermauern fundierte Entscheidungen in Echtzeit

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