Workflow Lösung für das Auftragswesen kurbelt Geschäftstransformation an

Situation

Ein Finanzdienstleister mit mehr als 600 Mitarbeiter/innen legte diesen nahe, maßgeschneiderte Finanz-und Versicherungslösungen anzubieten, um den Bedürfnissen der Kunden zu entsprechen. Die, an der digitalen Workflow Automatisierung interessierte IT-Abteilung, machte sich daran eine Workflow Lösung für das Auftragswesen zu erstellen.

Herausforderung

Zuerst versuchte das IT Team eine automatisierte Workflow Lösung aufzusetzen, hatte dann allerdings mit ihrer Überwachung Probleme: Es erfolgten keine Benachrichtigungen, wenn ein Workflow Vorgänge unterbrach oder einstellte. Eine Überwachung wurde unmöglich und Mitarbeiter/innen waren unsicher, wenn ihre Prozesse anhielten.

Es wurde eine neue Lösung benötigt, mit der sich Kostenvoranschläge, Unterlagen und die Zustellung der angeschafften Vermögensgegenstände an die Kunden automatisieren ließen.

Das Unternehmen hatte bereits eine Menge Zeit und Geld in die Entwicklung dieses Prozesses gesteckt, fand jedoch keine Möglichkeit Korrekturen anzubringen. Mitarbeiter/ innen machten ihrem Frust regelmäßig Luft und drohten damit, ihre bisherigen manuellen Prozesse wieder zu nutzen.

Lösung

Das IT Team schloss sich mit einem Nintex Partner zusammen und erkannte, dass man nicht von Null anfangen musste. Anstatt dessen stellte das Team fest, dass der Wechsel auf eine On-Premise SharePoint Version der Nintex Forms und von Nintex Workflow folgendermaßen funktionierte:

  • Nintex Workflows überwachten das Historien-Feld von jeder, am Prozess beteiligten SharePoint Site
  • Die Nintex Workflows schickten eine Benachrichtigung über unterbrochene Prozesse und gaben Administratoren die Möglichkeit, den Prozess zu wiederholen
  • Ein Kontroll-Dashboard bot einen verständlichen Einblick in aktive und unterbrochene Prozesse

Vorteile

Die Lösung schaffte eine Vertrauensbasis bei der Geschäftsführung, der IT und geschäftlichen Nutzern – und:

  • Erzielt Gemeinkostenersparnisse von über 40 Stunden pro Woche im Vergleich zu unzähligen Stunden an zusätzlicher manueller Arbeit
  • Ermöglichte die Aufbesserung einer bestehenden Lösung, die mehr als 100.000 $ an Einbußen der Projektfinanzen zur Folge gehabt hätte

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